送付状 社内。 社内文書の書き方・種類・送付状の書き方・例文・通達の方法

【テンプレートあり】個人宛に「送付状」を書くときのポイントと基本構成

送付状 社内

送付状の役割と必要なシーン• 送付状の基本構成、作成時のチェックポイント• 送付状のテンプレート2種類 そもそも送付状とは? FAX・郵送・メールなどで書類やデータを受け取るときに、別途「 送付状」を受け取った経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。 「送付状」は 書類や関連物を送る際に添える文面のことで、クライアントや顧客はもちろん、社内に人間に宛てた書類であっても送付状をつけるケースもあります。 送付状には、 送付した書類の概要が簡単に記載されており、送付した相手の情報も記されています。 送付状には「送った書類の内容や枚数などに不備がないか確かめるため」「不明点があれば差出人に問い合わせられるようにするため」「相手への挨拶のため」の3つの意味が込められています。 送付状が必要なシーン 送付状は、郵送・メール添付・ファックス送信・持参など、あらゆるビジネスシーンで必要とされます。 たとえ対面で渡す場合でも、封筒に入れる前に送付状を添えておくのを忘れないでくださいね。 送付状を添えずに書類を送った場合、不快感を覚える人も多いので要注意。 不躾な印象を与えないためにも、送付状を添えるように心がけてください。 送付状は、書類を送付する際に添える手紙のこと• 社外のクライアントや顧客はもちろん、社内の相手にも送付状は必要• 送付状には、差出元・宛先・書類の枚数・書類の内容などを伝える目的がある• 送付状を添えずに書類を送るのは失礼に当たるので要注意• 郵送・FAX・メール・持参など、あらゆる場面でも送付状は用意するべき 個人宛に書類を出す場合の送付状の書き方 前述したように、送付状は社内外問わずあらゆるシーンで必要となります。 できるビジネスパーソンとして成長していくためにも、送付状の書き方や意味をしっかりマスターしておきましょう。 次は、個人宛に書類を送るときの送付状の書き方をご紹介します。 送付状の基本構成や作成時のチェックポイントも解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。 送付状の基本構成 送付状を作成する際には、送付元・宛先・内容などの必要情報をしっかり盛り込む必要があります。 下記の基本構成を参考に、基本構成を理解しておきましょう。 【送付状の6つの基本構成】• 日付(送付日)• 送付元(会社名・部署名・役職・氏名・敬称)• 差出人の署名 (会社名・部署名・氏名・住所・電話番号・メールアドレスなど)• 本文(頭語・時候の挨拶・慶賀の挨拶・感謝の言葉・主文・結語)• 送付物についての詳細(同封書類の名称・枚数・返信が必要な場合は締切も記載) 便せん1枚分にまとめる 送付状は、あくまで送った書類について簡単に説明するためのものです。 送付状に情報を詰め込みすぎてしまうと、結果的に相手に伝わりづらくなってしまうので注意しましょう。 作成時はテキスト量や情報量が多くなりすぎないよう配慮したうえで、 記載すべき情報を簡潔にまとめてください。 「便せんやA4用紙1枚に収まるボリューム」を意識すると、送付状作成時の目安になります。 どうしても情報量が多くなってしまう場合や補足が必要な場合には、電話やメールで別途連絡しておくと親切ですよ。 送付状を書く際のチェックポイント 送付状を作成するときには、決まった書式があります。 受け取った相手に好印象を与えるためにも、送付状のチェックポイントはしっかり確認しておきましょう。 1.書類の右上に送付した日付が記載されている?• 2.書類の左上に宛先が記載されている?• 3.相手の会社名・役職名・名前・個人の名前の後には「様」「御中」がつけられている?• 4.宛先より下の右上に差出人の会社名・役職名・名前・連絡先が記載されている?• 5.タイトルに書類の内容が簡潔にまとめられている?• 6.「拝啓」や「謹啓」などの頭語がある?• 7.本文の前に時候の挨拶が記載されている?• 8.書類の枚数や概要が本文に記載されている?• 9.最後には「敬具」や「謹白」などの結語が記載されている? 手書きのメッセージはあったほうがいいの? 送付状はメールやFAXでの送付時にも必要となるため、書類作成時と同様にパソコンのWordやGoogleドキュメントなどを使用して作成可能です。 「手書きのメッセージがないと失礼に思われそう……」と不安に感じるビジネスパーソンも多いですが、ITが深く浸透した現代において、パソコンで作成した文書は違和感なく受け入れられます。 取引相手と親しい関係性が築けている場合には、一筆箋を使用して簡単にメッセージを添えるのも一案です。 一筆箋は小さく紛失しやすいため、テープやホッチキスなどを利用して書類の先頭にくっつけておきましょう。 日付・送付元・差出人・件名・本文・送付物についての詳細から構成されている• 送付状はA4用紙や便箋1枚に収まるように、簡潔にまとめる• 送付状は手書き、パソコン作成のどちらでもOK 送付状は挨拶文から!知っておきたい頭語と結語について 前述したように、送付状の本文は「挨拶文」から記載する必要があります。 書き出しに丁寧な挨拶文を記すことで、相手への敬意や気遣いを伝えていきましょう。 次は、送付状の本文の書き出しである「挨拶文」の書き方を解説します。 難しい頭語や時候の挨拶をマスターして、ビジネスパーソンとして一層成長していきましょう。 送付状の挨拶文は「頭語+時候の挨拶+ビジネス上の挨拶フレーズ」 送付状の挨拶文は「 頭語+時候の挨拶+ビジネス上の挨拶フレーズ」の3つから構成されています。 親しい友人と会ったときに「〇〇さん、こんにちは。 久しぶりだね。 元気にしていた?」と話しかけるのと同じように、送付状でも最初に相手への挨拶を行います。 <頭語>• 急啓 <時候の挨拶>• 春陽の候(4月)• 向暑の候(6月)• 初秋の候(9月)• 師走の候(12月)• 時節+貴殿におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます• 送付する季節や時期を考慮したうえで、最適な表現を選ぶようにしましょう。 「頭語と結語」の使い方に注意 挨拶文が「〇〇さん、こんにちは。 調子はどう?」だと考えると、送付状の最後には「さようなら、また今度ね」にあたる挨拶も記載しなければなりません。 送付状や挨拶状の最後に記される言葉を「 結語」といい、頭語とセットで用いられます。 頭語と結語は組み合わせが決まっているため、異なる組み合わせで使用しないように注意してくださいね。 【頭語と結語の組み合わせ】• 「拝啓(はいけい)」と「敬具(けいぐ)」• 「謹啓(きんけい)」と「敬白(けいはく)」• 「前略(ぜんりゃく)」と「草々(そうそう)」 送付状でも使う、時候の挨拶とビジネス挨拶 先ほど解説したように、送付状で頭語を記載したあとには、季節の挨拶である「時候の挨拶」や「ビジネス挨拶」が続きます。 ビジネスシーンでは、送付状だけでなくメールや手紙など、あらゆる場面で時候の挨拶とビジネス挨拶を使用します。 ふとした瞬間にサッと口に出せるよう、言葉のストックを増やしておきましょう。 個人宛の送付状で「ご盛栄」は適切ではない 企業宛の挨拶文には「貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」「貴社におかれましては、ますますご盛栄のことと存じます」といったように、「 ご繁栄」という言葉が頻繫に使われます。 ご繁栄は商売や事業が一層発展することを意味した言葉なので、個人宛の送付状に使うのはNG。 送付状を個人宛に送る場合には、 「ご清祥」「ご健勝」を使用するようにしましょう。 ご清祥やご健勝は相手の健康や無事を祝う言葉なので、誰にでも使用できる便利なフレーズですよ。 ビジネスの挨拶文「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」 頭語と時候の挨拶を記載したあとは、ビジネス挨拶に続きます。 送付状の場合には、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」や「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」などを使用するのが一般的です。 頭語と結語はセット!組み合わせどおりに使用する• 頭語のあとは時候の挨拶、ビジネス挨拶と続く• 時候の挨拶は送付する季節によって、適切な表現を選ぶ 【テンプレート】個人宛に送る、送付状の文面例 本記事でご紹介したように、送付状には基本構成や記載すべき内容が決められています。 相手に伝わりやすい送付状を作成するためにも、基本を守りながら簡潔明瞭な送付状を作成しましょう。 最後に、送付状を個人宛に送る場合のテンプレートをご紹介します。 自分なりに適宜変更しながら、ビジネスシーンで役立ててくださいね。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の書類を送いたしますので、ご確認の上ご査収頂けますようお願い申し上げます。 なお、書類内容にご不明点ございましたら、お気軽にお問い合わせください。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 請求書を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願いします。 敬具 記(中央) ・請求書1通 以上 個人宛と企業宛の挨拶文を使い分けよう.

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[文書]テンプレートの無料ダウンロード: 書類送付状・送り状・添え状(書類送付のご案内)―Word版(シンプル)

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社内広報の方法の一つである社内報。 社内報には、職場全体の価値観や情報を共有するだけでなく、コミュニケーションの意味合いも含まれています。 そのため社内報を活用している企業も多く、その形は紙媒体やWEB媒体など、企業によってさまざまです。 そして、どのような形態であっても必要になってくるのが「送付状」です。 社内報には送付状を同封するのがマナーなのです。 そこで、この記事では社内報に付ける送付状の書き方について解説していきましょう。 社内報を送る相手は誰? 社内報は、「取引先企業」「顧客」「採用内定者」などにも送る場合があります。 社内報を送る相手は、何も社内の人間だけではないのです。 ただし、社内報に掲載されている情報やコンセプト、誰をターゲットにしているかによっては、これに当てはまらないこともあります。 ターゲットを絞れていない社内報は内容も読みづらく、最後まで読んでもらえません。 「なぜ社内報を作るのか?」「誰に読んでもらいたいのか?」ということをはっきりとさせた上で社内報は作られているのです。 社内報を送る際に添える送付状の役割とは? 送付状には、きちんと役割があります。 何も意味なく社内報に同封している訳ではありません。 送付状の役割として、「その送付物がどういったものであるかを明らかにする」ということがあります。 たとえば社内報だけを送ったところで、受け取った方は「これはいったいどういう意味のものなのか?」「どう受け取ればいいのか?」と困ってしまいます。 そのため、送付状を付けることで「この送付物はこういうものですよ」ということを明らかにしているのです。 たった一枚であっても、送付状が同封されていることで「誰から送られてきたものなのか」「何についての書類が何枚入っているのか」といったことをすぐに理解することができます。 そのため、送付状が同封されていなかったり、送付状を同封していても内容が曖昧だったりすると、最悪の場合には受け取ることを拒否されてしまうこともあるのです。 そのくらい送付状は大切なものだということをしっかり認識しておきましょう。 また、送った方にとっても、書類が漏れていたり内容が間違っていたりといったミスを防げるというメリットがあります。 送付状は受け取り側だけでなく、送り側にとっても重要なものなのです。 送付状にはどんなことを書くの? 送付状には記載するべき内容がだいたい決まっています。 タイトルは中央に配置し、フォントも他の文字より少し大きくなるようにして目立たせるといいでしょう。 この日付は間違えやすいのですが、送付状を作成した日ではなく、「送付状(社内報)を送った日」なので注意しましょう。 送り主の情報としては、企業名・電話番号・ファックス番号・メールアドレス・担当者名などを載せておくといいでしょう。 こうした情報を載せておくことで、何かあったときにも、受け取った側はすぐに連絡を取ることができます。 挨拶文を書き、社内報を送付した目的や社内報の内容について述べます。 なお、このあたりは送付先によっても内容が異なってくるので、一概に「これが正解」というものはありません。 簡単に済ませる場合もあれば、詳しい内容を書く場合もあります。 ただ、挨拶文はマナーとして必ず載せるものなので、忘れないように注意しましょう。 送付状の中でここが一番重要な情報なので、封入物のタイトルや部数に間違いがないよう、気を付けて書きます。 送付状を作成するときのポイント 送付状を作成するときには気を付けるポイントがいくつかあります。 まず、 封入物についてはできるだけ簡潔に説明するのがいいでしょう。 ぱっと見たときにすぐに「なんの書類なのか」ということが分かってもらえるのが理想なので、箇条書きにすると最も分かりやすいです。 ビジネス文書では、意味なくダラダラと書かれた文章は好ましくありません。 「長く書いた文章の方が丁寧だから」といって不必要なことを載せる人がいますが、それは誤りなので注意しましょう。 ただ、簡潔にとは言っても、社内報のタイトルだけを載せても興味を持ってもらえません。 受け取った側に「面白そうだな」と思ってもらうために、社内報の主な内容についても簡潔に紹介しておくと、なお良いでしょう。 このときも、箇条書きにするくらいがちょうどいいです。 送付状は内容が伝わらなくては意味がありません。 簡潔に、最低限の情報だけで内容が伝わるような送付状を作成することを心がけましょう。 そうすることで、相手に社内報を読んでもらえる可能性もぐっと高くなります。 送付状に使える文例は? 送付状に使われる言い回しというのは、だいたいパターンが決まっています。 同じような文面を何度も目にしたことがある、という経験がある人も多いことでしょう。 そこでここでは、一度覚えておけば送付状で活用できる便利な文例をご紹介します。 まずは 挨拶文として「 拝啓ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」といった言葉が定番です。 これはビジネスシーンでよく使われる挨拶文なので、覚えておけば送付状以外にも色々な場面で使うことができるでしょう。 この文章を載せることで「封入物がどんなものなのか?」ということを説明しています。 それから「 ぜひご高覧のうえ、ご意見やご感想をお聞かせいただけましたら幸いです」「 今後とも、弊社の運営と活動に格別のご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます」として締めるといいでしょう。 どれも必要な情報でありつつ、不必要なことを言っていないことがポイントです。 また、シンプルに述べる場合は、挨拶文のあとに「 下記のとおり同封ご送付申し上げましたので、よろしくご査収くださいますようお願い申し上げます」とするのもいいでしょう。 非常に簡潔ですが、忙しい相手にはこのくらいシンプルな方が好まれることもあります。 このあたりは、送付相手によって臨機応変に変えるようにします。 受け取った相手が読みたくなるような送付状を送ろう 送付状は、そんなにたくさんの情報を載せるものではありません。 だからこそ送付状では、 内容に間違いのないように作成することが最も大切です。 特に社内報のタイトルや部数といった情報は一番大切なポイントなので、間違いがないか何度か確認するといいでしょう。 また、社内報を送る相手が「取引先企業」「顧客」「採用内定者」などである場合は、会社名は略称ではなく正式名称で書き、氏名の漢字にも間違いがないかしっかり確認します。 相手の名前を間違えてしまうというのは、社会人としてとても失礼にあたります。 このように、ビジネスでよく使われる送付状の書き方にはポイントがありますが、基本を押さえれば決して難しいものではありません。 「相手に失礼のないように」ということを一番に心がけて、送付状を書くといいでしょう。 また、ただ必要事項を載せただけでは、受け取った側に社内報を読んでもらえない可能性があります。 せっかく社内報を送っても読んでもらえないというのは、とても悲しいことです。 受け取った相手に思わず「読んでみたい!」と思ってもらうためにも、送付状の書き方を工夫していきましょう。 こだわりの見える送付状を書くことで、社内報が届くのを待ち遠しく思ってもらえるようになるかもしれません。 glassy株式会社 本社 〒135-0007 東京都江東区新大橋1-8-7 明祥ビル5F TEL :03-3632-4818 代 FAX :03-3632-4826 東京Office 〒135-0007 東京都江東区新大橋1-12-13 深鉄ビル4F TEL :03-3632-4818 FAX :03-3632-4826 名古屋Office 〒450-0002 愛知県名古屋市中村区名駅2-45-14 東進名駅ビル4F TEL :052-856-2045 FAX :052-308-4829 大阪Office 〒541-0046 大阪府大阪市中央区平野町2-5-11 平野町ときわビル4階 TEL :06-6210-1433 FAX :06-7635-5657.

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FAXにつける送付状の書き方と基本的なマナーと3つの例文

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FAX送付状の書式テンプレートです。 FAX送付状は、誰宛てに送られてきたものか、どこからどこまでの書類がどの会社から送られてきたものかを判別するために付けます。 送付状を作成する場合には、下記の点に気を付けましょう。 書類の左上に日付を記載• 左上に宛先を記載• 差出人を記載 また、宛先の場所には「会社名・役職名・名前」を記載しましょう。 個人の名前の後には「様」を必ず付けましょう。 差出人についても宛先と同様の項目を記載し、連絡先も記載しましょう。 テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。 ファイル形式はWord(ワード)です。 下記から選んでダウンロードしてご利用してください。 FAX送付状01.

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